記録文書ファイル管理システム（情報通信技術調達等適正・効率化推進費）

事業概要

①記録文書ファイル管理システムを安定的に稼働させ、増加する行政文書ファイル等を適切に保存・管理し、省内各課室による行政文書の円滑な利用を支援する。 ②2024年度においては、業務フローの最適化、モダン化を図った上で、費用対効果を踏まえた適切な機能要件、非機能要件を具備した次期システムをガバメントクラウドに構築・移行し、2025年度からは、運用・保守業務を適切に行い、記録文書ファイル管理システムを安定稼働させる。

目的

公文書監理室では、外務本省における主に紙文書の行政文書ファイル等を記録書庫において集中管理している。 行政文書ファイル等の貸出・返却・引継・移管・廃棄・棚卸等の業務の際に、記録文書ファイル管理システムを使用することにより、行政文書ファイル等の紛失、誤廃棄といった事故を防止し、約12万冊の行政文書ファイル等を適切に保存・管理する。 また、記録書庫のキャパシティを最大限に生かし、各課室の執務室スペースの有効利用、行政文書ファイル管理コストの低減及び行政文書ファイル等の円滑な利用を支援する。